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    通用财务软件工会版【工会财务软件用户手册】

    时间:2019-09-16 08:23:52来源:佩佩美文网 本文已影响 佩佩美文网手机站
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    第一部分 软件安装 ................................................................................................................................ 4

    硬件环境要求 .................................................................................................................................... 4

    软件环境要求 .................................................................................................................................... 4

    安装前准备工作 ................................................................................................................................ 4

    安装步骤 ............................................................................................................................................ 5

    第二部分 软件使用说明 ........................................................................................................................ 9

    核算单位 ............................................................................................................................................ 9

    概述 ............................................................................................................................................ 9

    核算单位操作步骤 .................................................................................................................... 9

    账务管理系统 .................................................................................................................................. 12

    概述 .......................................................................................................................................... 12

    初始设置 .................................................................................................................................. 13

    科目代码宽度设置 .......................................................................................................... 14

    科目设置 .......................................................................................................................... 15

    初始科目余额 .................................................................................................................. 17

    部门设置与核算方式 ...................................................................................................... 17

    初始部门余额 .................................................................................................................. 18

    初始科目余额平衡验证 .................................................................................................. 18

    初始化完成确认 .............................................................................................................. 18

    日常账务 .................................................................................................................................. 19

    凭证录入 .......................................................................................................................... 20

    凭证修改、删除 .............................................................................................................. 22

    凭证审核 .......................................................................................................................... 22

    凭证记账 .......................................................................................................................... 23

    月结 .................................................................................................................................. 24

    生成自动转账凭证 .......................................................................................................... 24

    查询、连续打印 .............................................................................................................. 25

    科目汇总表 ...................................................................................................................... 26

    凭证数量统计表 .............................................................................................................. 27

    凭证分类统计表 .............................................................................................................. 28

    科目设置 .......................................................................................................................... 28

    设置快速凭证 .................................................................................................................. 28

    设置自动转账凭证 .......................................................................................................... 28

    凭证打印设置 .................................................................................................................. 29

    明细账 .............................................................................................................................. 32

    日记账 .............................................................................................................................. 32

    日报表 .............................................................................................................................. 33

    总分类账 .......................................................................................................................... 33

    科目余额表 ...................................................................................................................... 33

    部门核算(可选项) .............................................................................................................. 34

    部门明细账 ...................................................................................................................... 34

    部门汇总表 ...................................................................................................................... 34

    预算管理(可选项) .............................................................................................................. 35

    预算控制方式 .................................................................................................................. 35

    部门预算设置 .................................................................................................................. 36

    科目预算报告、部门预算报告 ...................................................................................... 36

    系统管理 .................................................................................................................................. 37

    切换至其他年度 .............................................................................................................. 37

    生成下一年度账薄(年结) .......................................................................................... 37

    用户权限设置 .................................................................................................................. 37

    修改密码 .......................................................................................................................... 38

    数据备份、恢复 .............................................................................................................. 38

    操作日志 .......................................................................................................................... 38

    辅助设置 .......................................................................................................................... 38

    经费管理(可选项) .............................................................................................................. 39

    单位类型设置 .................................................................................................................. 39

    单位性质设置 .................................................................................................................. 39

    下级单位设置 .................................................................................................................. 39

    下级单位应交经费设置 .................................................................................................. 40

    本级经费上解比例设置 .................................................................................................. 40

    经费收入统计台账 .......................................................................................................... 41

    经费收解报告 .................................................................................................................. 41

    切换账套、切换用户 .............................................................................................................. 42

    操作指南 .................................................................................................................................. 42

    报表管理系统 .................................................................................................................................. 43

    概述 .......................................................................................................................................... 43

    报表管理 .................................................................................................................................. 43

    报表类别名称设置 .................................................................................................................. 48

    下级单位设置 .......................................................................................................................... 48

    报表传出 .................................................................................................................................. 49

    报表汇入 .................................................................................................................................. 49

    报表汇总 .................................................................................................................................. 50

    报表汇总统计 .......................................................................................................................... 50

    数据备份 .................................................................................................................................. 50

    数据恢复 .................................................................................................................................. 50

    操作员权限管理 ...................................................................................................................... 51

    其他功能 .................................................................................................................................. 51

    审核查询 .......................................................................................................................................... 52

    概述 .......................................................................................................................................... 52

    身份认证 .................................................................................................................................. 52

    权限分配 .................................................................................................................................. 53

    余额审核和发生额审核 .......................................................................................................... 54

    账表打印 .................................................................................................................................. 56

    固定资产管理系统 .......................................................................................................................... 57

    概述 .......................................................................................................................................... 57

    固定资产卡片号宽度设置 ...................................................................................................... 57

    固定资产分类表 ...................................................................................................................... 57

    卡片条项名称调整 .................................................................................................................. 58

    录入卡片 .................................................................................................................................. 58

    固定资产明细账 ...................................................................................................................... 60

    用户管理 .................................................................................................................................. 60

    其他功能 .................................................................................................................................. 60

    报表报送系统(选装模块) .......................................................................................................... 61

    选择使用方式 .......................................................................................................................... 61

    报表传送: .............................................................................................................................. 61

    设定与财务软件的连接 .......................................................................................................... 61

    创建报表 .................................................................................................................................. 63

    计算报表 .................................................................................................................................. 63

    传送报表 .................................................................................................................................. 64

    其他功能 .................................................................................................................................. 65

    报表接收: .............................................................................................................................. 65

    编辑并回复 .............................................................................................................................. 66

    报表汇总 .................................................................................................................................. 66

    报表模版: .............................................................................................................................. 67

    第一部分 软件安装

    硬件环境要求

    工会财务软件(以下简称财务软件)目前分为单机版、Sqlserver网络版和Oracle网络版三个版本,分别适用于不同数据规模的场合,其中Sqlserver版和Oracle版分为服务器和客户端两部分,由于服务器的安装配置工作较为复杂,一般在用户使用之前由专业人员负责完成,所以本说明书所涉及的内容大部分只针对单机版软件和网络版软件的客户端(两者的界面和功能是基本相同的)。但是,为了便于用户学习本说明书中下面章节中所讲述的内容,用户仍然需要了解软件目前存在如上所述的几个版本。

    财务软件单机版或网络版的客户端在Windows环境下运行。为保证数据安全,最好使用品质能够得到保证的品牌主机,处理器频率大于1000MHZ;硬盘至少有1G的剩余空间,内存128M以上为宜。其他配件,如显示器、打印机、鼠标等,如无特殊要求,只要Windows本身能支持即可。

    本软件支持各种规格的办公用激光、喷墨打印机以及可打印A4篇幅的针式打印机。

    财务软件网络版的服务器端硬件需求视用户的应用规模和现有条件而定,具体配置不在此说明之列,需要使用本软件网络版的客户需要与我公司技术人员联系,由双方商讨解决方案。

    软件环境要求

    财务软件必须在Windows类环境下运行,如Windows95,Windows98,Windows2000,

    Windows ME,WindowsXP 等。软件的最佳运行环境为windowsXP。低于此版本的操作系统可能因为已经失去微软的技术支持而引发问题。

    同时为了保证系统正常运行,请注意在软件用机上做好病毒防杀工作。本软件通过了广泛严格的安装测试试验,如果在某些计算机上无法正常安装和使用,可能是操作系统核心文件丢失所致,在某些情况下可能需要重新安装操作系统。

    安装前准备工作

    正式安装前,先根据上述的硬件、软件环境要求配置好您的计算机。

    安装步骤

    工会财务软件采用简单明晰的安装方式,仅需在取得安装文件后(光盘或其他形式),运行根目录下的Setup.exe,根据提示完成安装。

    (图1 安装提示)

    这里需要您选择软件的预言,选择正确后即可进行下一步。

    这一步供您选择软件的安装模块,您可以单独选择安装运行环境或者软件工作模块,如果您的电脑是第一次安装本软件,请务必保持所有项目都被勾选。

    本步骤允许您选择安装目录,一般情况下使用默认目录即可。

    本步骤开始拷贝文件,只需要耐心等待半分钟即可完成安装。

    安装完成后,您会发现软件已自动在“开始”菜单里和桌面上各建立了一个新的项目:“工会财务软件”,打开此图标,内有6个程序项:核算单位、账务处理系统、报表处理系统、审核查询系统、固定资产管理系统、报表报送系统(有些版本不含)。双击任何一图标,即可运行相应的模块。

    第二部分 软件使用说明

    核算单位

    概述

    工会财务软件可为多个独立核算的单位进行财务核算,即所谓的“多套账处理”,本模

    块“核算单位设置”就是为了实现这一功能,方便核算单位管理而专门制作的。通过本模块,每个核算单位可以选用已经安装在您计算机中的其他功能模块,如账务、报表、固定资产等。在将来的升级中,还可以使用更多模块。换言之,任何一个核算单位一个功能模块,都必须在此注册登记。注册成功后,软件将为新核算单位分配一套类似空白账册电子账薄。

    本模块仅供需要建立核算单位的系统管理员使用,对于普通的财务工作者,只需等待系统管理员为自己建立核算单位完成后使用其他工作模块进行工作即可。这部分用户可以跳过本章,直接阅读其他模块的使用说明。

    另:凡是说明书中后缀说明“可选项”的,说明本部分功能可能在针对某些单位的版本中被隐藏,如果您手中的软件不包含此部分工作界面,说明您无须使用和了解此部分功能。

    核算单位操作步骤

    进入Windows后,打开桌面上的“工会财务软件”目录,如图:

    (图3 工会财务软件文件夹)

    双击“核算单位”图标,屏幕将会出现核算单位列表的窗口,并出现密码输入窗口,要求输入系统管理员密码,系统提供一个初始密码,用户应该在首次登陆后更改此密码,以保证安全。密码输入正确后,按回车键,或用鼠标点击“确认”,即可进行具体的操作。

    在核算单位列表窗下方有功能按钮,分别为“修改”、“删除”、“增加”、“退出系统”,在屏幕右方有“年度数据”,通过鼠标点击,即可对核算单位进行增、删、改等各项管理。以下先介绍“增加”功能。

    1. 增加

    进入“增加”后,屏幕出现另外一个窗口“账套信息”,即新增核算单位需要输入的条目窗口,该窗口分为上、下两部分,如下图所示:

    (图4 账套信息)

    上部的内容是诸如核算单位名称、账套号、建账日期、财务主管等。其中账套号为10位数字或者字母,以标识不同的单位或账套,默认值从0000000001开始,此项一般不需要修改。在所有这些条目中,以下五项是必输项目:

    账套号、核算单位名称、行业、建账日期、财务主管

    点击“行业”录入框时,窗口将自动下拉出行业列表,表中有4个常用行业列表,直接选择所需行业即可。但如果是2010年及以后开设的账套,必须选择新财务制度性质。由于每个行业都有不同的会计科目、报表,所有正确选择后,软件将自动分配给核算单位相应的初始会计科目和报表。

    “建账日期”含义为正式做账的日期。

    窗口下部的复选框都是软件的功能模块,除了“账务处理系统”、“报表处理系统”“固定资产”是可选项目外,其他都是灰色,不可选项目,这些功能模块待软件后期开发当中逐步提供。

    所有的输入、选择都结束后,点击窗口下方“确定”,即开始建立新单位,完成后,屏幕撤

    回原先的窗口。此时窗口上已增加了一行刚才新增加的单位。

    2. 修改

    对“增加”的单位,如果发现有输入的错误,则可以对其进行局部修改,必须注意的是 并不是所有的项目都可以修改,比如账套号、建账日期、财务主管是不能修改的。

    具体的操作方法基本上是与“增加”功能是相同的,修改后点击“确定”键,存入数据 即可,也可点击“退出”放弃修改。

    3. 删除

    用于删除一个核算单位,永远的丢弃该单位所有电子账薄数据。使用该功能时一定要 求慎重。

    4. 年度数据

    用于添加修改和删除该账套的年度及年度中的模块。

    5. 备份和恢复

    先勾选中需要备份的账套,系统将备份这些被选中的账套,每个账套的备份数据独立存放,在恢复时可有选择的进行恢复。

    6. 集中备份、集中恢复

    备份所有账套的数据,集中备份的数据只能由集中恢复来完成。这种方法不能用来单独备份和恢复某个账套的数据。

    一、注意事项

    1.“财务主管”输入时要注意,在首次使用其他模块时,软件要求输入的操作员姓名就 是财务主管,日后再由财务主管为普通操作分配权限。

    2.“建账日期”输入的时候,要特别的谨慎,建账日期可理解为“领取电子账本日期”, 一般指计算机正式记账的月份。例如:您在6月份安装使用本模块,您又想从同年4月份开始输入凭证做账,那么“建账日期”应该是4月份而不是系统默认的6月份。

    3.为了保证数据的安全,所有的计算机操作员必须责任明确,职能分离,为此本软件设定了三类操作员:系统管理员、财务主管、和普通操作员,该部分“核算管理单位”功能必须完全由系统管理员来掌握,而系统管理员本身是不涉足任何的会计业务。关于财务主管和普通操作员的关系,将在以后的说明中进一步的阐述。

    账务管理系统 概述

    账务处理是整个财务过程的根本,“账务管理系统”模块也是整套财务软件的核心部分。在“账务管理系统”中,按业务将总在功能划分为以下几个子模块:

    1. 初始设置 2. 日常账务 3. 部门核算 4. 预算管理 5. 系统管理 6. 切换账套 7. 切换用户

    在这几个模块中,“初始设置”是需要首先完成的。若不完成初始工作,软件将阻止对其他模块的操作(“系统管理”除外)。“初始设置”包含了很多的重要的操作,像会计科目体系建立、记账凭证设置、凭证录入等等,为保证账册数据的连续性和完整性,还必须输入各种明细科目的年初余额、年初到建账日期期间的借贷双方的累计发生额。初始设置是手工账到电脑账的衔接过程。初始设置工作的质量对日后的正常账务处理有直接的影响。

    在初始工作完成以后,其它几个子模块才可以使用,同时“初始设置”也已不起作用,不能再进入。

    “日常账务”是这个账务处理模块的核心,大部分的日常账务处理如凭证录入修改、凭证审核、记账、结账和各类账表打印等都在这里处理。

    “部门核算”内容是以查询,统计为主。

    “预算管理”是指对本年度按科目、部门方式进行预算设置已经统计。 “系统管理”中具有“切换账套”、“切换用户”、切换年度等很多的重要功能。

    初始设置

    在使用“账务管理系统”前,先要运行“核算单位”进行设置,待分配到核算单位后才可以进行具体的操作。

    用鼠标双击“账务”图标,进入选择账套界面,选择账套并登录后出现系统主工作界面。如下图:

    图3

    点击“初始设置”图标,进进入初始设置窗口。在窗口左侧有若干子菜单:

    图4

    财务制度设置

    如果账套是沿用的旧财务制度,则在2010年的初始化模块中,会提供切换至新财务制度的选项,您在2010年初必须完成新财务制度的切换工作。

    科目设置

    科目代码宽度设置

    点击相应子菜单“科目代码宽度设置”,在右方弹出对话框

    图5

    设置会计科目体系当中最基础的参数:科目总级数、各级科目代码的宽度。

    本软件最多有7级科目,每级代码宽度为2或者3,也有4位,在操作中,假如不需要第五、第六、第七级科目,那么可以不去设置五、六、七级科目的长度即可。

    同时必须谨慎设置代码宽度,尽可能的考虑周全,因为科目代码宽度一经初始化完成,就不可以再进行修改了。

    科目设置

    点击子菜单“科目设置”,则在屏幕右侧出现科目明细表,如图:

    图6

    在此可以增加、删除、修改科目,也可以打印科目表。在首次使用时,就已经存在这些科目,这是工会财务制度中规定的相应的科目,也可以根据实际情况修改这些科目,如修改科目的属性,也可以增加二级,三级科目等。每个科目都有一下属性:

    (1) 科目代码 (2) 科目名称 (3) 科目性质 (4) 余额方向 (5) 部门核算 (6) 经费核算

    在科目表中,选择其中一个科目,有一蓝色横条,表示此行为当前行,当前的修改,删除都是对该行科目进行的。

    当需要增加新科目时,点击“增加”键,屏幕会出现科目输入窗,如图:

    图7

    “科目代码”输入时要符合“科目代码宽度”中的科目级数和宽度;“科目名称”可以输入汉字、英文、数字或其他字符;“科目性质”中有7种选择,每个科目根据自身的性质来选择其中之一,如图:

    图8

    “余额方向”是指本科目的余额是在借方还是在贷方,或者是可借可贷,在这有三种选择:借方、贷方、两性。

    如果选择了“两性”,那么该科目在以后的账页输出中,余额能自动根据余额的正负切换成借或贷,而余额则始终显示为正数。

    “部门核算”表示该科目是否参与部门核算。在流通行业中,通常损益类科目需要核算到部门。该项选择只有在“部门核算方式”中已设置核算到部门后,才会起作用。

    在所有信息输入完成后,按“确定”键,如果遇到以下情况,软件将阻止存盘并作出提示: (1) 科目代码级数或宽度不对;

    (2) 科目代码级数跳空,如在“102”不存在的情况下输入“10201”科目; (3) 需要增加的科目代码已经存在;

    存入后,新增科目自动会按照科目代码的的顺序进行排列,处于合适的位置。

    如果要修改某个科目,可以用鼠标直接双击该科目,也可将横条移动到该科目位置,然 后按“修改”键进行修改,其方式和增加科目的操作方式基本一致。

    “删除”键用于删除当前的科目,当前科目有下级科目的情况下,不能直接删除该科目, 必须从最末级科目删起。

    科目余额设置

    初始科目余额

    会计科目设置好了以后,需要在此输入各科目的年初的余额、年初至建账日期的借、贷、累计发生额。例如您的建账日期是“2005年10月”,那么你必须准备的数据是:各个科目的“2005年1月1日”余额,1月1日至9月底(已结账)的借、贷累计发生额。

    科目余额窗口中,有些条目是黑色字体,表示这类科目不属于末级科目,其数据是由下级科目逐级汇总而成,而不能直接输入。

    窗口的“当前余额”栏是软件根据输入的年初余额、借方累计、贷方累计自动计算出来的。 末级科目的余额输入完成后,系统会自动将余额汇总至上级科目。 若是本年度1月1日建账,初始录入见面就只有“年初余额”、“当前余额”两项,而没有借贷方累计额的录入栏。

    每次录入完数据后,都必须点击“存入”键进行保存。其他的功能还有“打印”、“退出”。

    部门核算设置

    部门设置与核算方式

    “核算方式”有两种方式可以选择:(1)不进行部门核算 (2)核算到部门 如果在“核算方式”选项中,选择了“核算到部门”,则一定要再做“部门设置”的操作。

    初始部门余额

    进入本功能后,系统将提供一个部门核算科目窗,上面列举了所有部门核算、且已录入余额的科目,双击所选科目即可进入具体设置。科目余额表中该科目的当前总余额与在此输入的每个部门的余额总计数是相等的。如图:

    图9

    选择好部门,然后在余额栏中输入该部门的余额,点确认。

    这里要注意的是,只有设置了科目初始余额的科目才被允许初始部门余额。

    初始设置完成

    初始科目余额平衡验证

    在做完前面的工作后,可以认为已基本完成初始化工作了,下面要做的就是对刚才输入 的数据进行验证,查看是否平衡。

    初始化完成确认

    此功能共有4种检验项目 如下图:

    图10

    其中“科目合法性”是用来检查科目代码长度是否正确、是否存在代码跳空;“科目余

    额逐级汇总检查”将自动对所有科目的余额重新从下级科目往上级科目汇总一遍,发现错误将自动更正。“核对部门账余额”即对逐笔输入的部门账并和科目余额表中的当前余额按科目核对,发现错误,就会提示;“试算平衡”将对3各方面进行平衡检查:年初余额的借方合计数=贷方合计数、借方发生额累计数=贷方发生额累计数、当前余额的借方合计数=贷方合计数。

    以上4种检查是连续进行的。当上一步未通过检查,下一步则不与进行,操作员予以更正操作。

    若上述验证都能通过,系统就将进行数据备份,选择合适的位置进行数据备份后,即完成了初始工作的设置。

    日常账务

    “日常账务”是账务系统的主要组成部分,大部分的业务都是在这个模块中完成的。 如下图:

    图11

    凭证处理

    “凭证处理”主要围绕了凭证处理业务这个基本工作,如凭证录入、修改、汇总、记账、结账。平常企业录入工作量最大的就是录入会计凭证。凭证录入后经审核就可以记账,即自动将凭证内容记入各类明细账和总账。

    凭证录入

    点击菜单,如图:

    图12

    在左上角部分,凭证号是由电脑自动产生的,每张凭证都有独立的凭证号,如0001、0002等。凭证号每个月都是从0001开始。

    凭证中每笔业务有以下4个基本内容: 摘要、科目名称、借方金额、贷方金额

    “摘要”可以直接输入汉字,如果想查询摘要代码,可用鼠标点击窗口右下角的“摘要”键,打开摘要窗口,并可以直接从摘要窗口中选择输入。关于“科目”的输入,有3种方法可以使用:输入科目代码、输入科目名称、打开会计科目窗口双击所选科目。

    窗口中共有6笔分录,并有一横条,表示该行为“当前”行。窗口底部有一合计行,上有借方合计和贷方合计,只要金额一经录入,软件立即会自动统计并显示合计,所有借贷是否平衡一目了然。

    如果一张6笔分录不够用,那么在你录入完6笔之后,系统会自动追加一行,所以一张凭证的行数是没有限制的。同时,下方的“删除”键用以删除当前行。

    在屏幕右下角有“存为快速凭证”,录入凭证的同时,将其保存为快速凭证。

    当一张凭证输入完成以后,点击“确认”键存入本张凭证。遇到输入错误时,系统会列出错误信息,阻止存盘。当凭证存入成功后,屏幕被刷新,并要求输入下一张凭证的日期,开始下一张凭证的录入。

    凭证修改、删除

    要修改删除凭证,必须先选择凭证范围,类似“凭证查询”那样的操作,如图:

    图13

    查询窗口中条项数目比“凭证查询”的少,因为只有未记账、未审核的凭证才能被修改和删除。进入凭证窗口后,在屏幕左上和右下分别有“修改”、“删除”按钮。点击“修改”后,才能进行修改,修改完以后,点击“完成”,即完成修改。选择好想要删除的凭证,点击“删除”,即将当前凭证删除。

    凭证审核

    凭证在记账前都必须审核。进入审核的方法和“凭证查询”、“凭证修改”相似,它实际 上包含了审核凭证和解除已审核凭证两种功能,所以在此可以选择“已审核凭证”或“未审核凭证”。如下图:

    图14

    进入凭证审核后,凭证右上侧有2个键:“本张签字/不签字”、“全部签字/不签字”。签字表

    示通过审核,不签字表示解除审核,上面“全部签字/ 不签字”对全部选中的凭证都起作用。如下图:

    图15

    通过审核或解除审核有以下2条原则: (1)不能审核由审核人制单的凭证; (2)只能由审核人本人解除审核。

    审核后的凭证不能修改;而解除审核后仍可修改。

    凭证记账

    凭证经过审核后方可记账,记账过程就是把已审核过的凭证记入各类明细账和总账。各 类明细账如明细账、部门账、往来账、银行账(银行未达账)等;每个月记账的次数没有限制,可以只记一次,也可以分多次记,经过记账处理后的凭证不能再被修改。

    进入记账后,窗口将上有数据备份提示要求您选择合适的路径,以供记账后一旦反悔还可以恢复数据。记账的时间是有限制的,如果上个月尚未结账则本月不能记账;如果本月已结账则不能再在本月记账。在正式记账前,系统需要您备份数据,并且先统计一些数字,例如参与本次记账的已审核凭证总数、总笔数、借贷金额合计数、本月未审核凭证张数,如果借贷不平衡或凭证数为0则不再继续下去。

    月结

    结账后不能再做本月凭证,在遇到下列情况下不能通过结账: 1. 本月尚有未记账凭证 2. 上月尚未结账

    结账有月结和年结之分,如果结账日期为12月份,则软件自动作为年结对待 。在年结时,软件将所有科目、往来单位和部门的余额全部结转至下一年,作为下一年的年初余额,并且在进入下一年的账本时,首先要求进行年初初始化,以重新选择核算方法、设置科目等等。如图:

    图18

    生成自动转账凭证

    在“凭证设置”中设置好的自动转账凭证分录在此生成凭证,可以选择其中的一张生成 也可以选择多张连续生成,凭证生成后允许进一步修改、调整,在此后的操作均和“凭证录入”一样。如图:

    图19

    图20

    凭证查询打印

    查询、连续打印

    查询界面的查询条件较多。如图:

    图21

    在窗口左上方有查询选择“未记账凭证”或“已记账凭证”,两种只能取其一;若选择“未记账凭证”后,还可进一步选择:“已审核凭证”和“未审核凭证”,可选其一个也可同时选中;在凭证类型中可选其中一个,也可选其中最后一个:“全部”;凭证号可以输入一个范围。这些条件的组合就成了选择所需凭证的依据。如果这时点击“连续打印”键,电脑将自动把所有选中的凭证全部分页打印出来。如果想单独打印某张凭证,可以点击“确定”,进入凭证显示界面,选择好你所想要打印的凭证,按右下角“打印”。

    科目汇总表

    点击“科目汇总表”菜单,首先弹出的是“科目设置汇总条件设置”,如图:

    图22

    和上面的“查询、连续打印”操作相似,设好条件,点击“确定”,即弹出科目汇总表,如图:

    图23

    凭证数量统计表

    统计各个月份“未审核”、“已审核”、“已记账”凭证的数据以及汇总。

    凭证分类统计表

    图24

    按照“操作员”或者“操作员部门”分类,选择不同的条件,显示出凭证分类统计表。

    设置

    科目设置

    本功能模块的操作方式和在初始化设置中的“科目设置”的操作基本一致。

    设置快速凭证

    在实际的录入凭证过程中,操作员往往要重复录入大量相似的凭证:这些凭证只是金额 不一样,其它内容如科目、摘要都基本一致。为了节省录入时间,减少重复劳动,可以在此设置快速凭证,预先设计好科目和摘要,在录入凭证时随时调出这些凭证,填入发生额即可。据需要设置多种快速凭证,每种快速凭证都有一分录号,以相互区别,您可以根据需要设置多种快速凭证。

    设置自动转账凭证

    每个单位在每月月底都要做一些固定的转账凭证,诸如结转管理费用、结转产品销售成 本、提取城建税等等,象这类凭证相对较为“机械”而繁复,完全可以用计算机代替手工来自动

    生成。

    本软件中采用的设置方式比较方便直观,可以随意从整个科目表中找出需要转出、转入 的科目,转出的内容可以有以下八种:借方期初余额、贷方期初余额、借方期末余额、贷方期末余额、借方发生额、贷方发生额、借方净额(借方发生-贷方发生)、贷方净额(贷方发生-借方发生)。用此方法可以制作一些“多转一”式的转账凭证如结转管理费用、结转财务费用、结转营业外收入等等。如图:

    图25

    如果您设置了部门核算方式,那么在制作过程中可以不考虑部门因素,在以后自动生成 凭证的过程中,软件将会在同一张凭证中按照部门依次生成相应的业务量。

    凭证打印设置

    进入“凭证打印设置”,如图:

    图26

    将鼠标移至边线上,待鼠标变成左右或者上下都是箭头时,按住鼠标左键,就可以对边线左右或者上下进行调整了。

    点击增加项目,可以自定义一些记账凭证的项目,如图:

    图27

    选中某一栏目,点击“清除选中项”,即可将其中的内容清除。 点击“打印设置”,如图:

    28

    图29

    根据您实际使用的纸张大小,类型进行设置,完成后点击“确定”,回到图26的界面,按“保存”键,即完成设置。

    账表查询打印

    明细账当中又分为普通(三栏)明细账、多栏明细账。 (1)普通明细账

    在查询普通明细账前需要选择科目、确定月份,明细账窗口将按凭证日期顺序列出所选明细账,内容包括日期、凭证类型、凭证号码、摘要、借方和贷方金额、余额。

    图30 (2)多栏明细账

    查询前也需要确定科目,但先需要确定的是上一级科目,然后再选择该科目的子科目,如果子科目数量比较多,您可以任意从中选择若干个子科目,并可分批显示或打印。

    图31

    日记账

    在此共设立了2种日记账:现金日记账、银行日记账。如果您设置了多个现金或银行科 目,将出现现金/银行科目列表要求您选择科目,然后后要求输入日期范围、是否包括未记账凭证。

    日报表是一定时间范围内所发生的各个科目的借贷发生额及余额,具体操作方法和日记 账相似,只是不需要选择科目。

    总分类账

    通过查询总分类账可以查询到所有科目各个月的借贷方发生额及余额。

    科目余额表

    科目余额表是比较重要的一个表,通过本功能可以查询任意一月所有科目的期初余额、 借方发生额、贷方发生额、期末余额。查询窗口中有“筛选”、“打印”、“其它日期”等键可用。如下图:

    图32

    本子模块通常用于需要核算到部门的商业流通行业。部门核算中所需数据全部取自“日常账务”子模块,在执行“日常账务”的记账过程中,系统把记账凭证中与部门核算有关的每笔业务提取出来,存入专门的部门账中,以供部门核算的需要。本子模块的功能以部门账的查询和统计为主,主菜单包括:部门明细账、部门汇总表。

    部门明细账

    在实际查询部门账时,用户可能会需要有多种表格格式、多种查询方法,比如要查某部 门某科目的明细账、不分部门或者不分科目地查部门明细账等等。所以本软件也相应设立多种查询方案。

    部门明细账提供了明细账和日报表两种格式的账页,在明细表中,点击菜单条后,屏幕 弹出查询条件输入窗口,窗口中的内容可分为三部分:月份、 核算部门 、科目列表,其中月份为必选,核算部门和科目可以全部选择,也可以二者取一,这样就保证了用户有三种查询方法:

    1. 分部门查询部门账; 2. 分科目查询部门账;

    3. 分部门分科目查询部门账;

    这样基本能够满足部门核算中对明细一级的账本查询的需要。除此之外,还可以查部门 总分类账。

    部门汇总表

    部门汇总表有两种汇总方式:某科目下的各部门的发生余额表、某部门下各科目的发生余额表。同样还有某科目各部门收付结存表、某部门各科目收付结存表对数量汇总形式。汇总表格式同“科目余额表”。

    预算管理是财务日常管理中重要的一环,对成本控制有着很重要的意义。

    预算控制方式

    图33 按照自己习惯的方式选择好一种控制组合。

    1. 科目预算设置

    进入“科目预算设置”界面,点击增加,弹出对话框:

    图34

    可以有三种方式进行录入按月份、按季度和年度来录入预算。

    在此界面上,进行科目预算的操作,某科目设置完成以后,按“确定”键,完成设置。

    部门预算设置

    其操作方式基本上和“科目预算设置”相似,只是在录入时多了“部门名称”的输入。

    科目预算报告、部门预算报告

    自动生成“预算与实际发生对照表”。

    系统管理

    系统管理子模块包含了许多重要的功能,例如操作员权限统一分配、新一会计年度电子账本的生成等等。

    主菜单中提供了四项: (1)会计年度管理 (2)权限管理 (3)数据安全维护 (4)辅助设置

    会计年度管理

    切换至其他年度

    在软件运行时,所有子模块通常都是对某一会计年度的账本进行操作的,如果您已经有 两年以上的电子账簿,那么有可能要查看前几年的账,或者做下一年的凭证等跨年度的工作,为此,软件在此设立了“切换”年度的功能,可以任意切换至其它已有的年度。一旦切换成功,所有的操作包括“日常账务”,“往来账管理”等等都是对当前年度的账进行的。

    生成下一年度账薄(年结)

    按照沿袭下来的财务软件的做法,往往是在本年年结后才能形成下一年的账本,但是实 际情况却往往是本会计年度的账尚未年结,下一年的凭证已经在发生。为此,软件专门提供了“生成下一年度账”功能,以生成新年账本。

    有已下几点值得注意:

    1. 如果本年11月份没有结账,不能生成新一年账本; 2. 如果上年没有年结,不能对新一年账进行记账和结账;

    3. 在新生成的年度账余额表(汇总库)中,所有科目的年初余额均为零,只有在上年年结 以后才能形成新一年的年初余额,并要求进行年初初始化。

    权限管理

    用户权限设置

    严格说来,软件有三类操作员:系统管理员、财务主管、普通操作员。

    在这些操作员当中,系统管理员负责注册,撤销其他操作员(包括财务主管),他本身不能介入财务操作;财务主管则负责为普通操作员分配权限。本模块就是实现注册、分配权限等功能

    的。普通操作员根本不能进入本模块。

    点击菜单后,随即出现所有操作员的列表,在此可以增加二级操作员、修改某操作员权限、删除某一操作员。

    新增加普通操作员时,屏幕弹出一个权限窗口,在“账务处理”中的所有子模块的权限都在此设置。

    操作员密码由操作员自行修改,其它操作员包括财务主管也无法知道、修改其密码。

    修改密码

    用于修改当前操作员的密码。

    数据安全维护

    数据备份、恢复

    每个操作员做完一次操作后,都应该对系统进行一次数据备份,以免一些不为人控制的因素,如:断电,火灾,硬盘损坏时,不至于将重要的财务数据完全丢失,超成不必要的损失。

    操作日志

    用来供操作人员翻阅软件使用记录,每个操作人员使用一次财务软件,都会自动留下使用纪录,比如日期、进入时间、退出时间、使用那些功能等。

    辅助设置

    当发现已“月结”、“记账”凭证出现错误是,用“取消月结”、“取消记账”功能来返回 到以前的状态,进行修改。

    经费管理(可选项)

    针对经费收入需要核算到下级单位的情况,本模块提供下级单位的设置以及生成台账。

    单位类型设置

    预设下级单位的类型,输入编码和类型名称。

    单位性质设置

    预设下级单位的性质,输入编码和性质名称。

    下级单位设置

    工会下级单位设置窗口主要用于维护下级的工会单位名册,在此窗口中您可以增删及修改下级工会单位,下级工会单位可以设置如下内容:单位代码、单位名称、单位助记码、上解及留存比例等。单位代码是程序表示工会单位的标识码,其必须为唯一,也就是说单位代码是不能重复的,在设置单位代码时应注意科学地规划,单位代码设置的好坏将影响以后工会台账等的筛选查询效果,单位代码由字符构成,最多可达10位。留存比例是由上解比例推算而得。上解比例在以后的上解报告分析中有效。

    点击‘增加’按纽用于增加一个下级工会单位,此时会弹出一个下级单位输入窗口,在此窗口中分成两部分,用于输入下级工会单位的基本信息和经费比例信息。

    点击‘修改’或对准工会单位列表中的某行可修改当前选中行的工会 单位,注意在修改工会单位时,单位代码不允许被修改,而其他信息均允 许被修改。

    点击‘删除’按纽将删除当前行的工会单位,注意当前行所对应的单 位如果有账存在,则不允许被删除。

    下级单位应交经费设置

    下级工会年初应交经费是指上年底结存的下级工会应交而未交的那部分经费; 全年应缴经费指全年预算上缴的经费总额。

    本级经费上解比例设置

    在本窗口中您可以设置下级工会所对应的企事业单位的默认会费计提比例、下级单位的默认参考上解比例、以及本单位的上解经费比例。下级单位的留存比例及本单位的留存比例由上解比例计算而得。当您设置好‘下级工会工资计提比例’后,则输入下级工会所对应的企事业单位的某月工资发生额后即可根据此比例计算出此下级单位应收取的会费。在此窗口中请设置好本单位的经费上解比例,在经费收解报告表中会用到此经费比例,在经费收解报告表中会根据本月本单位所收到的下级工会单位的上解经费总和乘以上解比例而计算出本月本单位应上解至上级工会单位的经费。

    经费收入统计台账

    在进行经费收入统计台账前,软件会弹出一个窗口,在此窗口中你可以指定本次欲统计的月份范围,你也可指定本次的统计结果是否包含未记账数据。条件设置好后软件将计算出统计结果,在此有一点需特别声明,在统计条件中的月份为经费上解所属月份。

    例:6月份发生一张凭证,此凭证中的经费数据所属期为5月份,则此笔数据在经费收入统计台 账中将被归集于5月份而非6月份。 此统计表中的各列的含义如下: ‘应收经费’指下级工会单位在你指定的月份范围内的应收入经费额,其金额应当为下级留存及下级应上解之和。

    ‘应上解经费’指下级工会单位在你指定的月份范围内的应上解至本单位的经费额。 ‘补交经费’是指下级工会单位在本年补交历年所欠的经费。

    在此窗口中你可点击‘其他月份’从而快速切换至其他月份范围。

    经费收解报告

    在进行经费收解报告统计前,软件会弹出一个窗口,在此窗口中你可以指定本次欲统计的月份范围,注意经费收解报告表的统计结果必然为包括所有未记账的数据,月份的含义在此也尤其需注意,经费收解报告表中的月份不同于其他台账统计报表中的月份,其月份为凭证发生月份,而非经费上解所属月份。

    经费收解报告表中的各列的含义如下:

    ‘下级单位上解数’指下级工会单位在你指定的凭证发生月份范围内 的上解经费。

    所属单位留成数 = 所属单位上解数 / 上解比例 * (1 - 上解比例)

    ‘本级留成数’指本单位在你指定的月份范围内根据下级单位经费上 解数计算而得的本单位应留存经费。其计算公式如下: 本级留成数 = 所属单位上解数 * 本单位留存比例

    其中‘本单位留存比例’在‘本单位经费参数设置’窗口中设置。 ‘本级上解数’指本单位在指定的月份范围内应上解至上级工会单位的经费额。其计算公式如下:

    本级上解数 = 所属单位上解数 * 本单位上解比例 在本窗口中的上方有两个复选框,‘根据单位分列’和‘根据经费比例分列’,通过选择这两个复选框,你可以选择不同的统计方式。如果你选择按‘根据经费比例分列’,统计的结果是根据下级单位的上解比例来归纳的,

    同时‘相同比例合并’将变得有效,你如果点击‘相同比例合并’,软件将按照相同的经费上解比例来合并数据,同时不再显示下级工会单位。

    在此窗口中你可点击‘其他月份’从而快速切换至其他月份范围。

    切换账套、切换用户

    可以方便的在不同账套之间进行切换,或者在同一套账中,不同的操作员可以方便的切换。

    操作指南

    在账务处理窗口中,上部工具栏最后一个按钮,是本软件的帮助功能。用鼠标点击该按 钮,屏幕将会弹出一个解释说明的窗口,上面有与操作有关的文字说明,帮你理解当前操作的目的和方法,也就是说您不用看操作手册就能获得关于当前操作中的一些问题。

    报表管理系统 概述

    工会财务软件的“报表处理系统”模块是新一代财经报表制作工具的杰出代表,它充分吸收了著名的Excel 电子表格设计思想,并且淋漓尽致地发挥了Windows的优点,在操作上最大程度地体现了新工具方便、直观、快捷、实用、美观等特点。

    报表处理系统提供了以下功能:报表管理、报表制作、报表公式定义、自动计算、表间取数、转换输出、报表传出与汇入(适用于上下级单位)、同类报表汇总计算等等。

    报表管理

    在“工会财务软件”组中双击“报表管理系统”图标即可进入“报表处理系统”。和“账务处理”模块一样,如果有多个核算单位拥有本模块,那么将需要您选择确定核算单位,然后输入操作员

    姓名、密码。

    图示(账套选择窗口)

    一进入主界面,就会弹出报表筛选窗口,系统已经为您建立好了所有需要的报表,您无须再次建立,只需筛选出需要的报表并进行计算和分析后打印即可。

    图示(报表筛选窗口)

    (窗口中部门报表统计对象仅对进行部门核算的账套有效,选择统计对象可以生成该部门的报表)根据筛选窗口的设定选择筛选条件后点击确定出现主窗口,主窗口内有本单位的报表列表和常用功能钮。下面将说明其功能和作用。

    图示(报表管理主窗口)

    窗口内每行表示一张报表,内容有表名、日期和该报表在磁盘上的的文件名;窗 口内有一蓝条,表示当前行。

    窗口上方有年度、筛选、复制到下月等几个按钮,下面一一讲解其作用。 年度:

    当系统中存在当前核算单位多个年度的财务数据时,当您需要出具非当前年度的报表,需要 切换到目标年度并查询当年的报表,默认的当前年度为系统中存在的最大财物年度。

    筛选:

    重新设定报表查询条件,使报表处理主窗口中只显示符合条件的报表。 复制到下月:

    在默认情况下,此功能不需要使用。因为系统已经为您生成了全年的报表,不需要再创建和复制报表。但是,在某些特殊情况下,比如因为误操作而删除了某个月份的报表,这时就需要将某一月份的报表复制到目标月份(也可以采用批量建表的方式)。

    勾选需要复制的报表,选择目标月份并设置好是否覆盖,点击确定。

    窗口的下方有如下功能按钮:

    建表、批量建表、报表日期设置、删除、编辑、全选。

    建表:

    图示(建表设置窗口)

    建立单张报表,在某单张报表缺失时使用。

    批量建表:

    图示(批量建表窗口)

    按月份批量建表,在某月或某几个月报表缺失时使用。

    报表日期设置:

    图示(报表日期设置)

    修改报表的信息(包括所属日期、单位代码、拥有者等)。

    使用本功能时需要慎重,改变当前报表的月份将导致当前月份的报表丢失。

    删除、编辑

    图示(报表编辑窗口)

    针对当前选中的报表进行操作。 全选

    快捷的使全部报表被选中或被反选。

    报表类别名称设置

    每张报表都有自己的类别和日期,这两个因素决定了报表的唯一性,系统为每一类别设置了默认的类别名称,在一般情况下无须改动。在特殊情况下需要改动类别名称或者增加类别时,这个模块提供这样的功能。

    图示(报表名称类别管理窗口)

    单击选中某行,使用下面的功能按钮即可进行增加、删除、修改工作。

    这里着重指出的是:如果您发现某类报表格式不适合您的要求而需要修改时,在这个模块下对报表模板进行编辑修改将会使您一劳永逸。而在报表管理窗口下修改报表本身则只会影响修改的报表,而不会影响其他月份的报表。正确的操作流程应该是:改动报表模板、在报表管理模块中删除所有现存报表,再生成新的报表,此时新的报表就已经是依据改动后的模板生成的

    下级单位设置

    设置了下级单位才可以进行报表汇入统计,但不设置下级单位并不影响任何有关报表的其他操作。 下级单位为树型结构。

    本功能用于在不同核算单位之间传出报表(常见于上下级),首先筛选出需要传出的报表并打勾使其选中,点击传出按钮,则弹出如下窗口:

    图示(报表传出窗口)

    其中,以文件方式传递用于单机版软件,采用磁盘等介质在不同电脑之间传递报表数据。网络版用户可以选择以网络方式传出,选择目标账套后即可以轻松的完成报表的上报工作

    报表汇入

    此功能一般应用于单机版用户,网络版用户由于传输方式为纯被动方式而一般不会使用到本功能。 下级单位持报表传出的介质到上级单位处,上级单位使用本功能选择汇入文件进行汇入工作。

    图示(报表汇入窗口)

    再完成汇入后,才可以进行下一步的报表汇入统计和报表汇总工作。

    仅同一类别的报表才允许进行汇总,一般用于上级单位汇总下级单位上报报表的数据。首先筛选出需要汇总的报表,勾选之后点击汇总,系统会自动将需要汇总的报表进行数据处理,生成新的汇总表。

    注意:如果您选中的报表中含有与其他报表非同类的报表,系统将不允许您进行汇总。

    报表汇总统计

    根据下设的单位统计报表汇入情况,掌握报表汇入进度;

    图示(报表汇总统计)

    数据备份

    备份当前账套当前年度的数据。

    数据恢复

    将备份的数据恢复至当前账套当前年度,一旦恢复数据,恢复之前的数据将被覆盖。

    • 通用财务软件工会版【工会财务软件用户手册】 相关文章: