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    (档案管理)科技档案管理认识

    时间:2021-02-27 07:31:08来源:佩佩美文网 本文已影响 佩佩美文网手机站

    [编者按] 档案工作是机关工作的重要组成部分,是 提高机关工作效率和工作质量的必要条件,是维护机关历史 真实面貌的一项重要工作。近年来,全省水文系统相继开展 了档案工作达标升级活动,取得了一定的成效。随着科学技 术的不断发展,对档案工作也提出了新的任务和要求。《对 水利科技档案管理与利用的一些思考》这篇文章对加强档案 科学管理与利用具有一定的借鉴作用,希望档案工作者认真 学习研究。

    水利是我国国民经济和社会发展的命脉。水利科技档案 是人类改造自然、利用自然资源、抗御自然灾害的成果 , 是 水利科技工作者辛勤劳动的智慧结晶,是支撑社会经济发展 的重要基石,因此,我们必须管理和利用好水利科技档案。

    一、加强宣传,提高对水利科技档案管理和利用重要性 的认识

    水利科技档案产生于整个水利基本建设全过程,是从水 利工程项目的提出、可行性研究、设计、招(投)标、施工、 监理,到竣工验收、试运行(使用)等过程中形成的、应当 归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式 与载体的各种历史记录,是现代化水利建设发展的重要依据 和宝贵财富,所以,管理好、利用好水利科技档案 ,才能使其

    在水利建设和管理中充分发挥作用 ,更好地为水利事业服务。

     因此我们要在“立足档案,面向社会,增强社会档案意识, 为发展我国档案事业服务”方针的指导下,结合水利生产、 科研活动的特点,加大对水利科技档案管理和利用的宣传力 度。一是构建宣传档案工作重要性的平台,开展信息咨询、 编制专刊、举办讲座、科普画廊等活动,借助广播、电视、 网站等宣传媒体进行宣传;二是把档案宣传工作纳入目标管 理,更新观念,强化意识,用现代水利思想、现代管理思想 武装水利科技档案工作,大力宣传水利科技档案管理和利用 工作的重要性,形成领导重视、大家关心、人人参与的良好 氛围,并真正把水利科技档案利用工作摆到水利事业发展的 突出位置,努力将水利科技档案转化为现实生产力,使其在 现代水利工作中发挥重要作用。

    二、在水利科技档案管理工作中,着力做好档案管理的 科学化、信息化、制度化建设

    水利科技档案要做到收集完整、整理有序、甄别正确、 保管有方,都需要严格的档案管理,同时要使每一个工程的 档案资料在今后的利用中发挥应有的作用,档案管理工作显 得尤为重要,因此,我们必须重视档案的管理工作,着力做 好档案管理的科学化、信息化、制度化建设。

    (一)夯实基础,提高水利科技档案科学化管理水平。

     收集、归档、整编、保存是档案管理的重要组成部分,也是 档案管理的基础工作,只有做好这些基础工作,才能提高科 技档案的科学管理水平。

     一是实施科学的 “流程控制” 方法, 对科技档案进行收集、整编。利用先进的管理软件将整个水 利活动统筹起来,在任务下达时由项目负责人到档案室领取 工程档案号 ( 工程总号、分类号、袋卷号 ),使档案管理在设 计过程之初就反映在设计文件和每一张设计图纸上(包括纸 质和电子文档)。这样,不管这些文件和图纸是单一的还是 散乱的, 都能很快地归纳到它应在位置, 待工程资料归档时, 信息就能很快通过计算机进入档案部门了。通过这种管理模 式的实施,能将各类水利档案在各个环节中进行有序地控 制,保证了档案资料收集、 整理的完整性、 系统性、 真实性, 同时也为归档工作打下了良好的基础,只要对归档数据进行 有效组织和整理,电子档案就可上网查阅,纸质档案可按号 上架,进入提供利用阶段。这种一改以前催归档为自动归档 的管理模式,大大提高了归档的准确率、完整率,使档案的 基础工作从收集———归档———整编———利用连为一 体,形成“无缝连接”,为单位的生产、管理、决策提供了 更高、更快的服务。二是采用科学规范的标准,严把档案归 档的质量关。归档的工程档案首先从内容及深度上要符合国 家有关勘测、设计、施工、监理等方面的技术规范和标准, 档案资料的内容必须真实、准确、严谨;其次是档案文件应 采用耐久性强的载体材料,保证文字清楚、图样清晰、图表 整洁、签字盖章手续完备;三是纸质文档要根据《科技技术 档案案卷构成的一般要求》整理( GB\T1182-2000 ),图

    纸按照《技术制图复制图的折叠方法》( GB\T10609.3-19

    89 )要求统一折叠;四是竣工工程图必须加盖竣工图章,设 计单位、施工单位等也必须加盖其专用章再归档。总之,归 档资料都严格按照归档要求和程序进行整编、分类、立卷, 使归档资料符合档案管理规范化、标准化的要求。三是优化 硬件设备,提升档案库房的保管环境。作为反映水利工程建 设、开发成果的科技档案,保管是非常重要的环节。为提供 先进的档案保管环境,应注重加强档案室硬件建设,配备必 须的灭火器、吸尘器、空调、除湿机、加湿机、紫外及臭氧 灭菌装置等一系列设备,同时安装各种直观仪表,通过人工 观察数据控制各种设备,定期通风、吸尘、去湿、降温、灭 菌等方法,满足库房要求,延长库房存放期,防止档案过早 老化,泛黄、变脆、发霉,确保档案处在最佳环境而保证档 案不受损害。同时,配备档案密集柜等现代化管理设备,使 各类科技档案存放有序, 防止科技档案资料出现丢失、 损坏、 泄密等现象。对于电子档案的保存,还要做好防擦写处理, 远离强磁场、强热源,避免阳光直射,不挤压、摩擦、摔打。

    与时俱进,加快水利科技档案信息化管理进程。

     科技档案管理的信息化就是将现代计算机技术、通讯技术、 网络技术充分运用于档案信息资源的形成、收集、整理、保 存、管理和开发利用等活动中,以实现档案的最大经济价值 和社会价值。国家档案局已于 2002 年 11 月就印发了《全 国档案信息化建设实施纲要》, 2003 年国家档案局又以第 六号令发布了《电子公文归档管理暂行办法》,明确提出了 全国档案信息化建设的目标和主要任务。随着信息技术不断 发展以及计算机应用的日益普及和深入,根据国家档案局的 规划和要求,各政府机关和企事业单位都将档案信息化纳入 了单位建设的总体规划并陆续启动档案信息化建设,例如北 京、上海、广东、福建等省市在电子文件、数字档案馆(室) 建设等方面都取得良好的效果。它从客观上改变了信息的存 在方式,使档案工作的功能进一步增强和扩展,使我们保存 和再现社会记忆的能力进一步加强,使原来的档案管理方法 和手段更上一层楼。

    科学的管理要以科技兴档的意识为基础,以科学的技术 和方法为保证。作为水利工程单位,科技档案管理的信息化 建设已经是必然趋势。一是建立统一的档案管理平台和网络 系统,实现档案系统内部的连接与地区网、国内网和国际互 联网的连接,形成高效管理和开发利用档案信息资源的网络 管理系统,达到档案管理自动化、信息传递网络化。二是积 极推进科技档案数据库建设和多媒体数据库建设,通过对纸 质、录音、录像、照片或其他类型载体档案的数字化工作, 使档案资料更加便于研究和利用,提高档案检索、内容查询 功能的实用性、快捷性、多样性,实现档案信息数字化、存 储海量化;三是严格按照《电子文件归档与管理规范》( G B/T18894-2002 )和国家档案局 6 号令《电子公文归档管理 暂行办法》文件要求,全面收集、安全管理、有效利用水利 档案,使档案管理向着信息化方向发展。

    (三)完善制度,加强水利科技档案规范化管理。水利 工程是一项关系国计民生的大事,工程的效益大,风险大, 其档案资料也就不同于一般历史资料,对工程的运行、安全 有直接影响, 所以我们应该增强依法制档的意识, 建章立制, 规范行为,形成一套完整的科技档案管理体系,使档案工作 有章可循,有法可依。一是作为水利科技单位应该根据国家 《档案法》、《水法》、《保密法》、水利部的《科学技术 档案管理暂行规定》等有关法规为准绳,制定相关的规章制 度,如《科技档案管理制度》 、《科技档案借阅制度》 、《科 技档案保密制度》、《科技档案鉴定销毁制度》、《档案人 员岗位责任制》等,对水利科技档案资料的收集、立档、管 理、利用、安全保密等方面都作严格的规定,明确水利科技 档案工作的权利和义务,并严格按照执行,使水利科技档案 从产生和形成的那一刻起就对它的真实性、 完整性、 准确性、 安全性负责。二是建立科技档案统计台帐,做到帐实相符; 建立查阅、 借档案利用效果登记表, 做到查阅、 借阅有登记, 利用效果有记载。三是规范档案业务管理,制定切实可行的 科技档案分类大纲、整编规范、保管期限,使档案业务工作 井然有序。

    三、在水利科技档案的利用开发工作中,着力做好资源 整台、服务创新、人才培养

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