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    物流管理审计报告

    时间:2021-01-23 07:37:55来源:佩佩美文网 本文已影响 佩佩美文网手机站

    物流审计报告

    审计项目:物流管理审计

    被审部门:

    审计期间:

    审计部门:

    审计人员:

    复核人员:

    报告日期:

    内部审计报告

    第XX号

    XX有限公司:

    根据年度审计规划,我们于 X年X月X日至X月X日期间对XX 有限公司物流运输部、人力部、销售部、财务部 X年X月X日至X年 X月X日期间的物流管理情况进行了审计。

    一、项目基本情况介绍

    1.1物流管理基本情况

    此次物流管理审计主要涉及三方面内容, 公司内部物流管理、外

    部物流管理和行政快递收发管理。内部物流主要涉及物流部的收货、 出货、退货等环节和终端门店收货、调货、退货等环节的管理;外部 物流主要涉及到运输公司的合同签订与执行、运作效率、丢货赔偿和 考核等相关内容;行政部主要涉及到邮件快递的收发管理等方面内 容。

    目前我司合作的物流公司共有 X家,分别为XX、XX、XX、XX、 XX、XX。其中XX为空运和XX汽运,XX为空运和汽运,XX为 汽运,均与我司签订货物运输合同。另外三家与我司签订月结协议, 其中XX和XX主要为快递业务,XX货运主要涉及装修货运业务。

     具体情况如下表:

    序号

    物流公司

    合作开始时间

    货运方式

    1

    2

    3

    1.2审计期间物流费用情况

    X年X月至X年X月期间,公司物流费用总额约 X万元,其中运 输费用X万元,邮寄快递费用X万元,物流部车辆使用费X万元,运 输公司以赔付款相抵的运费 X万元,整个物流费用占期间销售费用和 管理费用的X%

    月份

    运输费

    (单位:元)

    邮寄快递费

    (单位:元)

    仓储车辆

    使用费

    以赔付款 相抵的运费

    汇总

    (单位:元)

    1.3管理制度建设情况

    目前相关部门涉及到物流管理的制度共有 X份,基本涵盖内部

    物流管理和行政快递管理等方面的情况,具体如下:

    关键控制环节

    业务的支持性文件清单

    文件名称

    文件编号

    流程建立部门

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    7

    8

    二、审计发现及建议

    2.1制度流程建设问题

    2.1.1丢货赔付制度和程序需建立和完善

    物流丢货主要分两种情形,一为外部物流丢货,二为内部物流丢 货。外部物流丢货的有固定的 X索赔流程,由仓库发起,但未有相 关文件规定;内部物流少货的差异有文件规定如何处理, 但未有确定 的X流程;以上两者丢货核销均未有跟踪复核程序。

    2.1.1.1外部物流丢货索赔程序不健全

    经了解,此程序涉及到前期与货运公司的协商、资料的提供、后 期赔款金额的确定、库存的核销等诸多环节,目前公司仅有其中一环 有相关X流程:《运输事故通报函》,其他环节均为约定俗成操作, 无文件规定可参考。且整个程序操作无固定的跟踪负责人员,前期由 仓库,后期由财务,各自对接物流公司,各环节并不连贯。审计发现 如此操作存在以下几方面问题:

    (1) 无法确定赔付金额的准确性。如 X年X月X日X单号X 丢货X件共X元,按货运公司备注按投保X折赔付应赔X元,实际 扣款X元,少赔付X元。其中投保X折数据为仓库提供给货运公司, 而货运公司再在《事故处理回复函》中备注给到财务,若货运公司不 提供此数据或者此数据有误,此处赔付多或少财务无从核对。

    (2) 无法确定是否所有差异均得到赔付。如 X年X月X日X 退货丢失货品一件X元,X回复此单投保为货运公司X接收,应由 我司人员找X索赔,审计部询问X、物流部、财务人员,至审计截 止日,均未能找到关于此单的赔付依据,此单库存已核销。

    关于前期责任界定有问题的,后期跟踪程序不明确。如 X

    年X月X日申请赔付函,少货X差异共X元,货运公司只赔付包装 破损两对,共X元,其中包装完好丢失的X未赔付,财务已核销相 关库存。审计认为,若不能界定为外部责任,贝y应转为内部差异,继 续跟踪处理相关差异。

    2.1.1.2内部物流丢货赔付流程设置不健全

    内部物流丢货指仓库发货少货或门店退货少货, 但包装完整,不

    能追究外部物流责任,未能界定相关责任人的情况。公司有《关于收 货差异问题解决方案》,在实际处理时作为扣款参考指标。关于如何 赔付,公司未有确定的相关流程,实际操作时由公司物流人员与当事 人商定赔偿比例后提起自发 X,流经相关人员后由财务扣款。

     风险/影响:货品丢失赔付制度和流程不健全,各环节责任不明确, 可能导致公司货品损失未能得到相应赔偿。

    审计建议:

    以物流部为主导,会同相关部门完善货品丢失索赔制度和 程序,明确各部门各岗位职责。

    结合最新业务授权表,更新完善现有流程节点设置。如属 于外部物流丢货的,根据《授权表》对运输事故索赔的规定:需由直 属总监进行审批。

    建立事故索赔跟踪档案,确保每笔事故都可追溯。

    2.1.2物流部收出退货制度和流程有待完善

    物流部关于物流共有收、出、退货三个流程,其中各流程的可执 行性达到X%,但细节方面还有需要完善的地方。

    (1)《出货制度》未有关于出货时少货或出错货如何处理的相关 规定;实际少货时未有固定处理程序,不利于公司少货赔偿的统一跟 踪;此建议如上关于丢货赔付制度的建设。

    (2)《出货制度》未有关于出货时货物如何投保的相关条款。审 计询问财务、仓储相关部门,得知此方面无纸制文件规定,从财务部 了解到约定俗成的规定为新货投保额度为 X,旧货投保额度为X;而 据仓库反映,一般投保额度新货为 X,旧货为吊牌价的X,若金额太 大,如超过X万,需与财务部沟通再确认。双方对投保额度的反馈 不一致,在实际在投保过程中,每单所投保的比例也并不一致,如 X

    年X月X日X单号X,投保X折、X年X月X日X单号X,投保 X折。

    风险/影响:公司在投保方面无制度规定,各方面人员投保口径不一 致,会导致相关人员在发货投保时无所适从, 增加公司因丢货产生损 失的风险,对公司货品安全产生影响。

    审计建议:制订投保相关制度,各部门在发退货时严格按相关制度执 行。如:明确要不要投保的问题以及要投多少的问题,可以与索赔制 度一起制定统一的《投保制度》。

    2.1.3门店货品管理制度有待更新和完善

    由于物流组织架构变更、X系统上线,直接影响到物流系统的实

    际操作,所涉及的物流相关制度和流程亟需更新。如:

    (1)《补配制度》取消X及X,目前流程无补货一环,改为门 店提需求,直接交到总部,由物流专员统一做单;流程图实际操作已 取消区域物流这一环节;单据名称更改,如自营补货单改为需求单, 自营配货单改为销售订单。

    门店货品管理制度的其他方面也存在类似情况。

    (2) 个别制度流程在制定时,存在逻辑关系错误,如《补货流程》,

    流程周期注明为X天,实际流程步骤图流程所需时间相加为 X天。

    (3) 关于《退发货管理》,流程中未有退货投保的有关规定。实

    际收集到的资料中有一份全国返程门到门业务操作流程, 目前审计部

    收集到的唯一一份文件形式的有关于投保标准的规定, 其中有相关退 货投保标准如下:

    货品折扣

    投保金额

    实际上,门店退货投保额度与规定并不完全一致,如 X年X月 X日X退货X按X折投保;X年X月X日X退货X按X折投保; 如凭证X,X返厂维修,单号X,价值X元,未投保。

    风险/影响:制度流程不具可操作性,各部门各级人员在操作时无规 可循,实际遇到问题解决问题时无章可依,影响工作效率。

    审计建议:

    (1)相关部门对货品管理制度的配货管理、收货管理、调拨管

    理的相关制度和流程进行梳理,更新和完善其中不具可操作性和不适

    应公司实际流程现状的环节,以提高制度的可操作性。

    (2) 相关部门在制定制度与流程时,认真检查其逻辑关系,以 提高制度的准确性。

    (3) 终端门店投保操作方面,在《投保制度》中进行明确。

    2.1.4个别跨部门流程规定存在冲突

    《退(发)货管理》,流程中涉及物流部门的仓库退货收货流程, 周期为X天,而《物流部退货制度》中,退货流程周期为 X天,双 方对同一流程所界定时间不一致。

    风险/影响:内容冲突,缺乏操作指引作用,影响效率和考核。

    审计建议:对物流相关制度流程进行梳理。

     各部门在制定跨部门流程 时,各方需协商一致,以确保制度制订后实施的有效性和可操作性。

    2.2制度流程执行问题

    2.2.1货品保价规定执行不到位

    《货品管理制度》X条例中注明:单笔快递吊牌价合计超过 X 元的必须保价。审计抽查发现,凭证 X,单号X,由X寄往X的三件 X元未保价。

    风险/影响:未按规定报价,货品丢失得不到赔偿。

    审计建议:在《货品投保索赔制度》中对快递投保进行明确。

    2.2.2仓库单据保管不规范

    《收货制度》第X条规定,“商品收货单,依照供应商顺序整理”, 但未有单据如何保管的规定;实际抽查发现,收货单据保管凌乱,未 按时间未按供应商排列保管。

    风险/影响:单据保管凌乱,不利于物流费用账务核对,不便后续追

    溯与查核。

    审计建议:将各类物流单据按不同系列,以时间顺序进行装订归档保 存,对于发货单按编号顺序进行装订保管。

    223退货流程规定周期与实际存在较大差距

    《退货制度》规定,仓库退货流程周期为 X天。经了解,实际 操作时,代销商品退货和质量问题返厂退货可以达到此速度; 而退换

    货、区域调整退货时需要的时候比较长,有时会达到 X个月时间; 风险/影响:制度规定与实际情况不符,影响实际操作和考核。

     审计建议:更新完善相关制度和流程。针对不同类别的退货应与相关 业务部门协商一致,以提高相关制度的指引性和流程的可操作性。

    2.2.4存在公费寄私人快递且处罚不到位的情况

    《快递办法》第X规定:个人物品一律不允许通过公司邮寄, 一经发现,当事人除承担快递费用外,还要处以快递金额的 X倍罚

    款,并在全公司通报批评;规定:所有快递寄收都需要做好登记备查, 每月报销时提供确凿的证据由财务核查。

     未做登记或证据不全的邮寄 费用均由相关责任人承担。

    实际操作:(1)存在大量快递未登记完整的情况。对于未做登记 的快递邮件由行政文员每月发 X通告全公司,由相关人员按要求提 交自发X说明情况,或者由相关人口头与X沟通,是否为私人邮件, 若为私人邮件,贝y从当事人工资中扣回相关款项。如略。

    (2)公费邮寄私人邮件现象未按规定处罚。

     如X月份X单计X

    元,X月份X单计X元为私人邮件,被行政部核对发现后仅从当事

    人工资中扣回对应款项,未根据制度进行罚款和通报批评。

    风险/影响:

    (1) 未按规定进行登记影响物流费用核对效率, 大大增加相关 人员的工作量;

    (2) 以公费邮寄私人物品,增加公司物流费用。

    审计建议:

    (1) 严格要求各部门按规定详细登记快递信息;

    (2) 后续对公费寄私人快递现象按规定进行加倍处罚并通报批 评,避免再次发生。

    2.3其他管理问题

    2.3.1我司与外部物流公司间对账确认环节存在缺陷

    经了解,目前与外部物流公司间的对账,为物流部核对数量及真 实性,财务部核对费用计算的准确性。其中,物流部对账确认环节存 在缺陷。

    物流公司的对账资料有:对账清单+快递单,财务部收到资料后 对运费及保费进行核对,确认无误后交给仓库对数量、重量及真实性 进行核对。实际上在门店退货环节,物流公司提供的快递单上面只有 发货信息、重量和运费的不完整单据,上面没有派件人和收货人签名 (见图)。而仓库对账人员收到资料后就根据物流公司发过来的不完 整快递单核对账单,而不是用有派件人和收货人都签字的底单 (见图) 来核对。

    同理,若是仓库发货出去,仓库人员则需根据有发货人签名的底 单与物流公司的账单进行核对。

    图略。

    风险/影响:物流部目前的操作无法确保物流公司所有单据的真实性, 其中若有虚开票据增加运费,以目前的对账程序我司人员无法发现问 题。

    审计建议:

    (1) 首先要求仓库对收货(有收货人签名)、发货(有发货人签 名)的货运底单进行按系列按时间明细装订归档, 然后用我司整理装 订好的单据与物流公司提供的对账单核对, 而不是用物流公司提供的 快递单与其核对,以确保运输费用的准确性。

    (2) 其次,在收到物流公司对账资料时,底单按系列分发到各 系列账务文员处进行对账,可以提高效率和效果,但前提是单据必须 按系列按时间装订归档。

    2.3.2我司发货重量计量缺少监督程序

    目前我司发货货品的重量均为货运公司拉走货物后称重, 记录在

    货运单据上再返回货运单给我司。相关部门对货品重量既未提前做确 认和登记,也未建立有相关监督抽查机制。

    风险/影响:我司对相关货物重量的真实准确性缺乏监控,存在货品 重量被虚增的风险。

    审计建议:安排相关人员对仓库出去的货品称重,或建立抽查机制, 对相关货运重量定期或不定期抽查, 以确保货物重量的准确性,为运 费计量提供一个准确的基础。

    233丢货赔付跟踪程序有待建立并明确责任人

    审计期间赔付申请X共X单,其中X单为重复申请,有效数据 为X单,少货数量为X件,少货金额为X万元,期间赔付金额为X 万元。

    审计人员抽查期间的赔付数据发现, 至审计截止日,未查到相关 赔付依据但库存已经核销的有 X笔,差异金额共计X元。

    收货单位

    货运公

    回执单号

    发货日期

    少货数

    少货金额

    风险/影响:相关部门未建立差异追踪程序,未确定明确的责任人, 对赔付结果的反馈不够明确,以至于赔付申请未跟踪到位,对公司造 成直接经济损失。

    审计建议:

    (1)对以上审计抽查发现差异数据进行跟踪处理,并扩大抽查

    时间范围

    建立《投保制度》,明确追踪部门及责任人,对赔付数据进

    行建档跟踪。

    234赔付款项的账务处理方式需调整

    目前我司关于丢失货品的会计处理,是财务在收到相关赔付时将 相关货品转入核销仓,计盘亏处理,结转产品成本。

    物流丢失货品所得的保险赔偿,直接抵减当月运输费用。审计期 间丢货赔付收入共计 X万元,直接抵减运输费用,造成运输费用反 映不实。

    风险/影响:以上处理易造成收入费用不配比,虚减公司运输费用。

     审计建议:按会计准则要求,对丢失货运赔付款项计入营业外收入, 与丢失货品成本配比,以准确反映公司运输的费用和主营业务利润。

     235物流合同管理问题

    审计发现,合同签订及管理过程存在以下问题:

    合同签订问题。

    签订的合同内容不完整。如 X年X月份与X签订的货运合同, 合同规定自签订之日起有效,但合同有效期一栏空白未填写; X公

    司签订的合同,有效期为X年,但合同上找不到任何相关日期,未 知合同期限的起止时间等。

    合同签订不完整,出现空档期。如下表所示,财务与行政均未 能提供X年度X合同、X年度X合同。

    编号

    物流公司

    合同名称

    合同期间

    保管部门

    编号

    物流公司

    合同名称

    合同期间

    保管部门

    (2) 个别合同保险条款不具体。如,X合同涉及到索赔等相关

    条款,规定不够具体明确。原保险条款为“甲方委托乙方办理航空, 公路运输服务,乙方提供甲方的运输保险,保险费率为万分之 X ”,

    对于我司已经投保,而物流公司未及时上保,期间货物丢失,责任如 何界定,合同条款未做明确规定。

    (3) 合同保管问题。审计部在借阅合同时发现, X月份签订的 X合同,行政部无留存,原件由财务部保管。据了解,此合同为一式 两份,我司留存一份。签订日期为合同管理办法生效之前,所以财务

    部直接留存原件,未给行政部备份。

    风险/影响:

    (1) 合同期限填写不完整及出现合同空挡,不利于业务开展, 产生纠纷时缺乏法律依据。

    (2) 对我司已投保承运方未及时投保的货物丢失赔偿责任未明 确,在单笔货物丢失金额较大而承运商无法承担时, 容易出现承运商 违约风险而造成我司损失。

    审计建议:

    (1)合同期限不完整的,请重新签订完整。

    合同存在空档的承运商,请及时补签合同

    合同保险不完整的,请补充完善。

    合同保管需按《合同管理办法》进行归档保存。对合同管 理办法之前签订的仍在有效期的合同,行政部无原件留存的,由行 政部主导收回原件,扫描合同,复印复印件给财务部留存。合同管 理办法生效后签订合同合同,由签订部门负责原件、扫描件、复印 件的分发,行政部和财务部接收。

    2.3.6公司对现有物流承运商缺乏考核

    公司未设定物流公司的考核指标,物流部对事故率和到货及时率 也未做明确统计,只保留相应事故赔付 X表单。

    审计期间,X共发货票数为X单,事故为X单,事故率为X%, 事故总金额为吊牌价X万。

    货运公司

    年份

    少货单 数

    少货数

    少货金额

    期间赔付金额

    风险/影响:物流承运商的“事故发生率”直接影响公司的运营。发

    生率过高直接影响相关部门工作效率,存在争议的索赔造成公司损 失。

    审计建议:

    (1)开发多几家备选物流承运商,前期进行资质和实力考察。

    对关键指标进行考核,如“事故发生率” “到货及时率”, 在合作年度内进行统计,对于考核不合格的货运公司将予以淘汰。

    对公司的货品进行统一投保,统一索赔,可在《投保制度》 中明确规定。

    237现行《运输事故通报及索赔函》需规范

    关于索赔X流程名称《运索赔涵》,其中“涵”字应为“函”。

    赔付申请存在重复提单情况。如 X单号X和X两单分别 提索赔函两次,X年X月X日一次,X年X月X日一次,两次流程 均已走完整。

    关于索赔表格的填写需认真仔细。如 X年X月X日的X 物流申请赔付函,索赔差异明细汇总为 X元,实际填写索赔金额 X 元,X按X的X折赔付,即少赔付X元。

    审计建议:

    规范公司索赔程序的填写,仓储人员在填写时认真核对,后 期相关人员审核时起到复核作用,以免给公司造成不必要的经济损 失。

    在填写损失产品明细时,加入公司丢货当次托运货物的总额及 投保额,以便于财务人员后期的赔付跟踪核对。

    2.3.8到货通知程序需完善

    据仓库反映,目前仅有 X有固定的到货自发X流程提前通知仓

    库到货量及预计到货时间,其他 X到货不确定全有X通知,来货量 大时,不利于仓库人员和位置的安排。

    审计建议:由物流部主导,与 X部、X部等相关部门协商,制定标 准化的到货X流程,以提高工作效率,降低仓储压力。

    239售后少货丢货申报流程需优化

    审计发现,销售部关于售后少货处理流程共有两个,编号X和X, 名称均为《XX申报表》,分别为XX部和XX部门建立及使用。关于 流程,审计发现问题如下:

    (1) 此流程设置未考虑到销售部关于丢货的授权: X元以上由 X审批,X元以下由总监审批。两个流程中均未涉及到 X审批节点;

    (2) 两个流程中均涉及到X审批节点,实际X并无此审批权限, 只需知会即可;

    (3) 两个同样关于终端丢货申报的流程设置及权限不一,暴露

    出相关部门的管理问题,易存在越权审批行为。

    审计建议:由销售部主导,对丢货申报流程进行重新梳理,建立一个 适合整个销售部的丢货申报流程并制定相关操作指引,按现有业务授 权审批表的规定设置相关审批节点,以提高公司相关部门的办事效 率。

    三、审计意见

    XX有限公司

    X年X月X日

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