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    英语商务信函

    时间:2021-01-24 07:33:29来源:佩佩美文网 本文已影响 佩佩美文网手机站

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    商务信函 Business letter

    Aftjt

    c日期

    1

    1签窑

    英文信头写法Heading

    信头也称信端,其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子 邮箱等。书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处,并为回复提供联系方式。

    很多公司都会印制带信头的信纸。 一般来说,人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中,

    复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。 在使用这种信纸打印信函时, 一定要注意为信头留岀足

    够的空间。

    对于私人商务信函,如求职信等,信头通常写在信纸的右上方。

    如果信函的长度超过两页, 那么从第 2 页开始就不再需要信头了, 只需写上页码、 收件人 姓名及日期。

    英 文地址的书写和中文地址的书写有很大区别,应遵循从小到大的原则。特别值得注意 的是,地址中的标点符号需正确使用。当前的习惯做法是,行末一般不加标点符 号,但行中间 该加标点的地方, 还是不应省略。

     门牌号码与街道名称之间不加标点, 但是在城市与国家名称之 间必须用逗号分开。

    英文信函编号写法 Reference number

    如果信函上有编号, 收件人和发件人都能快速了解所指的是哪一封信。

     这样既便于文件存 档,又便于日后查阅。

    信函编号常见的书写形式有两种:

    一种比较简单的形式" Re: XXX”,例如,Re: Invoice 12345 或 Re: Your letter dated

    January 20, 2006 。

    一种比较常用的形式“ Your ref: XXX, Our ref: XXX ”,提供一组缩写信息,包括:文件 编号、起草人、录入人的姓名缩写和部门代号等。

     例如一封由我方 Jutta Brawn 起草,由 Hugh John Davies 录入的信函编号为“ Our ref: JB/HJD ”

    英文日期写法 Date

    商务信函必须写日期,它对于文件存档及信息查考都有重要意义。

    书写日期应注意以下几点:

    “年”应完全写出,如 2006,不能简写成 06;

    在正式信函中“月”最好不用缩写,而是完整地写出来;

    书写“日”可以用序数词,但最好用基数词;

    英式信函日期按日、月、年的顺序,且中间没有逗号,如: 12 July 2006;美式信函日期按

    月、日、年的顺序,中间加逗号,如: July 12 , 2006。

    第五讲:英文信内地址写法 Inside address 由于不同国家书写地址的习惯不同, 收件人地址应按照对方公司信纸中的信头书写, 切勿擅 自更改。写国际地址时,不要忘记在最后一行写上国家名。

     航空投递的信函, 要在信内地址之上 注明。以下为几种信内地址的写作实例:

    致某公司:

    Messrs. Lake Kane & Co. , Ltd.

    66 Martins Lane

    London EC3V 7BH 致公司中某职位:

    The Manager Eagle Press Inc.

    66 Martins Lane

    London EC3V 7BH 致公司某人:

    Mrs. Jutta Brown

    Eagle Press Inc.

    66 Martins Lane

    London EC3V 7BH

    英文请某人注意行写法 Attention/Attn.

    请某人注意行(Attention ,缩写:Attn.)用于写信人在把信寄给一个单位时,希望把信

    递交给某人或某部门处理。

    Atte nti on 位于信内地址下空一行,加上底线;写法分英式和美式两种,例如: For the

    attention of Mr. David Schiller (英式),Attention: Mr. David Schiller (美式)。使用

    Attention 时,因为信函实际上是寄给公司的,所以开头的称呼( Salutation )为Dear Sirs,

    (英式)和Gentlemen (美式)。

    英文称呼写法Salutation

    Dear Sirs,"(英式)或还可以使用 To WhomIt May Concern

    Dear Sirs,"(英式)或

    还可以使用 To WhomIt May Concern

    Dear Member, Dear Customer, 和口

    Dear纯属公务上往来的客气形式

    "Gentlemen: ” (美式)。在不能确定收信人性别的情况下, 或Dear Sir or Madam。在写信给特定的组织时,更愿意使用

    Dear Human Resources Man ager 这样的称呼。

    如果知道收件人的姓名,就应该直接把姓名用入称呼里。

    商务信函一般用 Dear Miss Brown ,Dear Mr.Smith

    写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时,用 Dear或My dear再加上表示亲属关系的称呼或直

    称其名。例如: My dear father , Dear Tom 等。

    英文主题写法Subject

    书写Subject能便于收件人迅速了解信的主要内容。一般来说如果信内有 Reference

    Number,就不一定再写 Subject。

    Subject位于Salutation 下空一行。一般有三种书写形式:直接书写、 Subject:和Re:。

    为了突岀还可以加底线、加粗、全大写等,例如:

    INVOICE 12345

    Re: In voice 12345

    Subject: I nvoice 12345

    英文信正文写法Body

    正文是信函的核心内容。

     一封内容得体的商务信函, 不仅能够达到把事情办好的目的, 而且

    还能促进双方的友谊。

     在商业界人们通常用 5个C来衡量一封信函的好坏: Conciseness(简洁)、 Clarity( 明了)、Correctness(正确)、Completeness(完整)、Courtesy(礼貌)。

    Dear Mr.Smith,

    As we mentioned in our previous quotation, the price is likely to rise. Since

    material price is a very crucial element for our cost accounting, we are compelled to

    shift this rise to our customers.

    The price for 33 Euro has in creased to 33.5 Euro, pack ing charge and freight rema ining

    unchanged.

    We tha nk you for your un dersta nding and look forward to hav ing a good cooperati on

    with you.

    Yours sin cerely ,

    Ming Li

    英文结尾敬辞写法Complime ntary close

    英文结尾敬辞写法

    Complime ntary close

    几乎所有的商务信函都会用到结尾敬辞。

     词的后面有逗号。它写在正文下面, 第一个字母要大写, 最后一个

    几乎所有的商务信函都会用到结尾敬辞。

     词的后面有逗号。

    它写在正文下面, 第一个字母要大写, 最后一个

    至于要选用怎样的字句, 通常由作者自行决定, 一般来说结尾敬辞和开头的称呼有较强的 关联关系,例如:

    如果不知到收件人的姓名,开头的称呼是 Dear Sirs ,(英式)或 Gentelmen: (美式), 则结尾敬辞采用 Yours faithfully ,(英式)或 Yours truly ,(美式);

    如果知到收件人的姓名, 开头的称呼是 Dear Mr. Brown ,则结尾敬辞采用 Yours sincerely , (英式)或 Sincerely ,(美式)。

    如果是写给朋友,家人或同事,开头的称呼是 Dear David ,则结尾敬辞采用 Best wishes 英文签名、附件写法 Signature/Enclosure 签名代表了写信人, 所以其形体和写法应保持固定。

     签名最好用钢笔。

     署名既要难以模仿 又要清晰易解。为便于辨认,一般商务书信,还应在签名下方将发信人的姓名用打字形式打出。

    签名格式和规则有以下一些约定:

    签名者代表公司、 某单位名义时, 应在结束词下方打出全部大写的单位名称, 然后再签 名。

    女性签名时, 为便于回信人正确使用称呼, 应在打字的姓名前加注 ( Miss )或( Mrs. )。

    当负责人不在而由经办人员代签名时,要加上 by, for, perpro 或 P.P. 字样。

    如果信函中有附件, 在信纸的左下角, 与签名间隔 1 行或是 2 行的位置打上 “ Enclosure ” 或其缩写 Encl. 或 Enc. 。

    如果附件不止一项, 应写成 Encls. 或 Encs. ,并应注明有几个附件, 以便收信人查点, 例如:

    Encl. One check

    Encls. Catalogue and 2 Photos

    Encl. a/s (指附件如信中所述, a/s 即 As stated )

    英文抄送、附言写法 Carbon copy/Postscript

    如果本信函需要抄送他人阅览,则须注明抄送人的名称,例如:

    cc. Mr. David Schiller, Executing Manager

    附言( Postscript ,简写为 P.S. )用来说明没有包括在信中的想法和内容。有时一封信写完 了,突然又想起遗漏的事情,这时可用附言填补遗漏内容。

     在促销和私人信件中, 附言也可以用 来强调写信人请求收信人采取的行动和做出的考虑。

     附言应尽量做到简明扼要。

     附言通常在签名 下方,从左侧顶格书写,例如:

    P.S. Each individual 's E-mail address remains unchanged

    英文书信格式及英美差异

    英文书信通常由下列五个部分组成:

    A 信头( Heading )

    信头包括写信人地址和写信日期, 通常写在信笺的右上角。

     在比较熟识的朋 友之间的通信, 写信人的地址常可略去。

     本课的信头就只写了写信日期, 而没有 写信人的地址。日期通常有下列两种定法:(a)月、日、年:如August 15, 200_

    (b)日、月、年:女口 15th august, 200__

    地址的写法通常是由小到大, 如:门牌号、街道名、 市(县)名、省名、国名(邮 政编码通 常写在城市名之后) 。这同中文书信的地址写法完全相反。

     地址可 以写1?3行,日期写在地址的下方(见信笺格式)。

    B 称呼( Salutation )

    称呼指写信人对收信人的称呼,如 Dear Xiaojun ,写在信头的下方和信笺 的左边。称呼一般用Dear…或My dear…开头,称呼后一般用逗号。

    C 正文( Body)

    这是书信的主体部分, 即写信人要表达的内容。

     正文要求文字通顺, 层次分 明,表意清楚。可以手书,也可以打写。

    D 结束语( Complimentary Close )

    它是书信结尾的恭维话,相当于文中书信最后的“祝好”、 “致礼”之类的 话语。本课书信中的“ Best wishes ”(致以最好的祝愿)就是结束语。

    E 签名( Signature )

    签名通常签在结束语下方的中间偏右的位置, 如本课信中的 Charlie. 签名 应是亲笔书写, 即使是打写机打出的信件, 最后仍需亲笔签名。

     在签名的上方可 根据写信人和收信人的关系写上 Sincerely yours/Yours sincerely (用于长辈 或朋友之间),或 Respectfully yours/Yours respectfully (用于对长辈或上

    级)。

    英文书信格式称谓差异

    商务英语书信( Business or Commercial English Correspondence )是指 交易时所使用的通信。在美国,常用 Business writing ,它包括书信、电报、 电话、电传、报告书、明信片等。

     英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异, 比如信头和称呼、书信格式、遣词、结尾客 套语等均有所不同。

    一般来说,英国书信较为保守,许多英国人喜欢用老式书 信体,用词较为 正式刻板,而美国书信语言非常生气、有活力,格式也较为简便。因此当我们写 信的对象是英国或其旧殖民地国家时,要使用标准式英语 Queen's English;如 果写信的对象是美国或美国势力范围的地区时, 就要用美国英语。

     当然,英国式 的语言文化近年来也有变化,但总体来说,两者间的差异是很明 显的。

    商业英文书信,一般都要求用打字机或电脑整齐地打印,左边各行开头 垂 直的,称为垂直式或齐头式( Block style ),美国常用这种格式;每段的第一 个词缩进去,称为缩进式或锯齿式( indented style ),英国常用此格式。垂直 式的职务及签名都在左边的边栏界线, 这种格式, 在极度尊重工作效率的美国公 司,已普遍采用。正式的商业英语书信要在称 呼的上方写上收信公司名称和地 址或收信人的名字全称、职务及地址,称为信内地址( Inside address )。信内 地址的写法也有垂直式和缩进式之分, 垂直式和称美国式将各行并列, 缩进式或 称英国式将各行依次退缩。

    不过,近来英国商业书信信内地址并未依次缩进,似乎与美国式相同。此 外,在美国还流行一种普通收信人地址的写法,就是在书信的 Inside Address 中,把门牌号和街名都省略掉。在英文书信中要使用敬语,最普遍的敬语是 Mr, Mrs和Miss (用于未婚女性)。英国人常在男性的姓名之后用 Esq. (Esquire

    的缩写),不过在商业上也在慢慢地改用 Mr. Mmes. (Madan的复数形式),用

    于二个女士以上。

     Messrs(Mr 的复数形式)用于二个以上的男人,或用于二个 以上的男人组成的公司或团体。在英国式英文 信里,Mr, Mrs, Messrs,均不加

    缩写句点,相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如 Mr., Mrs.,

    Messrs 在称呼方面,商业上最普遍的有 Gentlemen (美国式)与 Dear Sirs

    (英国式)二种,相当于我国的 "敬启者"或"谨启者 ". 如果信是写给某个公司单 位的,不是写给某个具体人的, 美语用 Gentleme(n 复数形 式),英语用 Dear Sirs. 如果对方公司只一人时,必须使用 Sir/Dear Sir. 称呼后一般要使用标点符号, 英 国 式 采用 逗号( comma) , 美国 式用 分 号( colon ) 。

     书信 结尾客套语 ( complimentary close )有多种,相当于我国书信在结尾时使用的 "敬礼 "、" 致敬"、"顺安"等句。最为典型的美国式写法是 Sincerely 和 Best regards ,典 型的英国式表达有 Yours sincerely 和 yours faithfully (不知姓名); Best wishes, kind regards (熟人或知道对方姓名)。此外,英国式的客套语还有 特别礼貌的格式,但除了特殊情况外,现在不再使用。

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