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    分析传统档案管理与信息技术档案管理二者优劣

    时间:2021-01-24 07:34:01来源:佩佩美文网 本文已影响 佩佩美文网手机站

    分析传统档案管理与信息技术档案管理二者的优劣

    任立伟 摘 要:信息技术水平伴随着我国经济的快速发展不断提升,档案管理的形式也发生变化,由传统的档案管理形式,过渡到信息技术档案管理,两者之间有各自的优点以及缺点,本文将对传统档案管理,以及信息技术档案管理各自的优势和劣势进行全面的分析。

      關键词:传统档案管理;信息技术档案管理;优劣 随着我国社会经济的飞速发展,传统的档案管理工作效率低,已经不能够满足当下社会发展的需求,为提高工作效率,节省人力成本、节省物力资源,电子档案管理形式出现,通过互联网技术,进行档案的管理,有效改善传统档案管理中的不足之处。现如今,档案的管理形式多样化,内容丰富化,信息技术档案管理虽然能够提高工作效率,具有便捷、及时等优势,但是也存在一定的安全隐患问题。传统档案管理的效率虽不如信息技术档案管理,但在原始资料保存和档案安全等方面,占据一定的优势。在传统档案管理和信息技术档案管理的对比中,可以更加清晰明确的分析两者之间各自的优势和劣势。不管是传统还是信息技术档案管理,都是社会时代发展下的产物,都具有不可忽视的作用[1]。

      1 传统档案管理和信息技术管理异同 1.1 档案管理相同点 (1)价值和存在形式相同,传统档案和信息技术管理下电子档案都是以档案的形式而存在,都是对具体事件的具体记录,并且都是以数据为载体,都具备真实性,所以价值是相同的。(2)实质性作用相同,虽然传统档案、电子档案在存在的形式和管理方法上有很大不同点,但实质作用相同,就某县城健康管理局而言,二者都是对健康数据进行记录,为健康管理局未来发展提供真实可靠的数据资料。(3)工作原理相同,无论是传统档案和信息技术下的档案都是时代发展进程的体现,都对信息进行分类收集和管理,形成档案,为日后参考和查找提供历史依据,所以二者工作原理是相同的[2]。

      1.2 档案管理不同点 (1)保存方式不同,传统档案一般以纸质为主保存,可以长期保存,不容易出现数据丢失的情况。电子档案只要以各种数据载体为主进行保存,载体在长期使用的过程当中,容易出现老化变质等情况,造成数据的损毁和丢失问题。(2)整理分类不同,传统档案管理主要是由相关工作的工作人员进行管理,同时标注好档案与档案之间的共同点,以便清晰查阅相同文件。电子档案管理主要是对应用信息技术进行智能分类和管理,分类过程中涉及到书面形式存在的材料,也要进行电子档的备份,防止数据遗漏造成的损失。(3)使用流程不同,传统档案和信息技术化的电子档案都具有一定的保密性质,传统档案在使用上,需要出示相关档案查找证明,并由工作人员做好登记,方可查阅,有一定的安全性。电子档案不需要出具相关查阅手续,只要按照工作人员提示,并按要求输入验证方可查阅,有些保密文件,则需要输入密码或者口令才能进行查阅和下载,也具备一定安全性。(4)查找耗时不同,由于传统档案管理和信息技术管理方式不同,并且使用流程也不相同,所以查阅耗时也不同,传统的档案查阅,需要查阅手续,然后通过分类,按照编号一一进行查找。电子档案只需要输入编号,输入文件类型,或者对应的关键词等,就能够快速的查阅相关资料[3]。

      2 从内容分析传统档案管理和信息技术管理利弊 2.1 档案管理安全性 传统的档案以纸质资料为主,大多数原始资料也是纸质资料,可以长期保存,基本不会出现数据的丢失,优势在于能保长期保存,不丢失,劣势是防水、防火、防虫任务艰巨,传统资料管理只要管理方式到位,管理制度完善,就能很好保护资料的完整性。信息技术档案主要是以数字化信息为主,电子形式存在,不存在传统档案在保存方面的安全隐患,还具有储存便捷,查找方便的优势,但是,因为电子档案数据化程度比较复杂,储存的载体也很多,程序一旦出错,或者遭受网络病毒的攻击,都会影响整个信息库的安全[4]。

      2.2 档案管理真实性 传统档案纸质为主,对入档的审核特别的严格,一旦确定内容,基本上不会在做改动,保管的好,就可以保证档案的真实性和纸质档案的原始性。传统档案管理优势在于档案真实和完整性,劣势是一经确认不可轻易更改。信息技术管理下的电子档案,编辑和删改容易,但是由于电子档案载体较多,只看内容和存在形式,没有办法辨别电子档案的真实性,以及很难辨别档案是否为原始档案。而且,电子档案一般都是从原始文件转化而来,转化过程中,出错几率高于传统档案。

      2.3 档案管理操作性 信息技术档案管理主要是以先进技术为主,可以进行批量处理信息的操作,这样管理方式加快了信息处理的速度,也降低了相同任务之下管理工作的工作量。传统的档案管理,是用大量的人工进行操作,随着现代社会的发展,资料种类越来越多,同类型档案信息也在成倍的增长,整理档案、档案归档难度和强度也在增加,对档案整理人员细心程度要求高。信息化管理的专业程度相对于传统的管理方式,更具有专业性。传统档案管理对操作人员的要求,是要专业的管理技术和相关专业技能,信息技术管理在传统档案管理对操作人要要求上,增加了计算机及软件的操作技能,专业化程度更高[5]。

      3 从环节分析传统档案管理和信息技术管理利弊 3.1 档案存贮 传统档案管理和信息技术管理最大差别,就是在档案的存贮方式。传统档案管理储藏,需要人力和物力持续不断输送,随着时间的不断变化,档案的不断积累,新旧档案大量融合过程中,如果管理不当,就会影响就档案的使用,以及新能档案的顺利归档,在资源上存在一定的消耗。信息化技术的管理相比传统管理,形式更加丰富,图形、声音、文字、影像等形式,都可以互相搭配进行存贮,也可以单独存贮,这样就使得信息技术下的存贮,比传统管理存贮更具有全面性、生动性的特点。信息技术下存贮,优于纸质化存贮,具备了存储容量大、传播速度快、记录速度快等特点,例如磁盘、胶片、光盘等诸多形式,所需要存贮的空间小,大大节约档案存贮所占用的空间。不过,传统档案多为纸质档案,在修改时候,会留下修改痕迹,更改流程极为复杂,这样能够确档案的原始性和真实性。信息技术管理下的电子档案具有特殊的重复性,可以直接进行无痕的修改,方便及时纠正档案的错误,但是很难保证档案的真实性和原始性,在这方便,传统档案管理方式更具备优势[6]。

      3.2 档案鉴别整理 传统管理下的档案,在归档之前,就已经开始了对档案价值的鉴定工作,在档案归档之前,早就已经开始了资格的审查,并且,每一份档案,甚至每一份档案的每一页都已经查阅相关文献,并判断好档案能够保管的期限,以及档案保管的价值,归档之后,还要继续进行档案价值的复查。传统档案归档管理的流程严格而且非常的复杂,所以,档案的数量会受到一定的限制,最终因审查过后归档的档案质量比较高。对于信息技术管理下的电子档案而言,是对其技术的方面,以及档案内容两个方面进行提前的预测以及判断。对于电子档案来讲,技术的状况,与文件的可读性和真实性,以及应用性具有密不可分的关系,可以直接影响档案的保存价值,所以,电子档案不仅要像传统档案一样,对内容进行鉴别工作,还要对文档可读性进行技术分析,文档有无病毒也要进行技术分析,才可以顺利入档。信息技术管理档案,可以通过计算机技术进行有效的、快速的以及用多个角度视角来快速调整文件查阅顺序,在占用时间上会占据一定的优势,相同时间内,电子档案处理速度一定比传统档案整理速度快,处理数量也多,但是电子档案的质量没有传统档案质量高。

      3.3 档案收集归纳 传统档案管理是先根据各种资料进行查阅考证,将所有的有价值的查考资料,全部收集在一起,再根据档案的内容、来源、形式、以及类型,进行分类,然后组成不同的卷宗。档案归档的时间,通常分为以下的两种情况,一种是科技类型的文件,该档案的归档时间是在科技类文件项目结束之后才可以进行归档,另一种是行政类型的文件,这类文件,一般情况下,是在第二年的上半年进行归档。传统档案的收集和归档,在档案归档的前期工作量不多,内容也比较直观,方便辨认,但是,档案在收集资料阶段耗时周期较长。信息化技术化电子档案的归档比传统档案管理要复杂,档案的管理人员,接收到档案时候,需要一定的时间,对电子档案进行标注和编号处理,然后才能生成电子档案,在利用互联网转发给上级部门进行查阅审核,审核过后,由专门部门进行贮藏归档。电子档案虽然在归档前期工作量大,工作繁琐復杂,但是能够更好的保存档案的完整性,在后期调用、查阅等环节简单便捷,电子档案归档的周期对比传统档案归档,具有周期短、信息时效性更好的特点[7]。

      3.4 档案应用 传统档案管理和信息技术管理下的档案,在应用方面发生了特别大的变化。传统的档案在查阅时候收到了限制,由于本身存贮的物理限制,在查阅时候需要提前做好准备工作,不仅需要到当地的档案藏馆去查阅,还要提前做好层层的申请,上级管理部门允许方可进行档案查阅,而且,一份档案智能申请查阅人当场浏览,并且只允许申请人一人观看。信息技术档案管理,没有查阅方面的局限,在网络上传档案的速度可以按照分秒来计算,档案信息传输的速度非常的快,并且不受地域和空间的各种限制,手机、电脑等设备可以使档案公开进行浏览和传看。但是,电子档案也有一定的弊端,电子档案主要是将档案信息数字化存储,查看时对设备具有一定的依赖性,要满足电子档案的运行条件方可查阅,而且电子档案并不是直读的档案。传统的档案并没有电子档案对设备和运行条件方面的限制,并且,传统档案只要接触到便可以直接浏览。

      4 结语 结合上文对传统档案管理和信息技术管理的详细阐述看,虽然信息技术的飞速发展,信息化技术下的电子档案管理受到了各界广泛关注和使用,为档案管理和查阅提供了便捷,但是传统的档案管理依旧占据着档案管理的重要地位,在真实性和历史性方面具有一定为地位。两者之间互相协助、共同发展是未来档案管理的最好发展策略,充分发挥各自优势,弥补两者之间的不足。所以,未来应该做好信息技术和传统档案管理方式相结合,科学进行管理的计划,进一步提高工作效率,发挥档案管理的最高价值。

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